JAKARTA, iNewsBekasi.id – Digitalisasi sistem penerimaan tamu mulai menjadi bagian dari pengelolaan keamanan dan akses di berbagai fasilitas, mulai dari perkantoran, kawasan industri, gedung komersial hingga fasilitas publik.
Pengelolaan kunjungan yang masih dilakukan secara manual dapat menyulitkan petugas ketika jumlah pengunjung meningkat. Selain pencatatan identitas, informasi mengenai tujuan kedatangan, pihak yang ditemui hingga riwayat kunjungan perlu dikelola secara tertib.
Direktur Utama PLN Icon Plus, Chipta Perdana, mengatakan pengelolaan informasi pengunjung menjadi penting untuk memastikan aktivitas di lingkungan kerja tetap terpantau.
"Digitalisasi proses penerimaan tamu menjadi semakin relevan seiring meningkatnya perhatian terhadap keamanan fisik dan pengelolaan akses," kata Chipta dalam keterangannya pada Rabu (30/9/2026).
Prinsip pengelolaan akses fisik juga menjadi bagian dari panduan keamanan fasilitas yang dikeluarkan National Institute of Standards and Technology (NIST). Salah satu prinsipnya adalah organisasi perlu mengetahui dan mengendalikan pihak yang memperoleh akses ke fasilitas maupun area tertentu.
Sejalan dengan kebutuhan tersebut, teknologi Visitor Management System (VMS) dapat digunakan untuk mengelola proses penerimaan tamu secara digital.
Chipta mengatakan sistem tersebut memungkinkan informasi pengunjung dicatat dalam satu sistem, mulai dari proses registrasi hingga riwayat kunjungan.
"Informasi pengunjung dapat dicatat secara digital, mulai dari registrasi, verifikasi identitas, tujuan kunjungan, waktu masuk dan keluar, hingga pencatatan riwayat kunjungan," ujarnya.
Pengelolaan secara digital dapat membantu petugas memperoleh informasi pengunjung dengan lebih cepat. Data yang tersimpan dalam sistem juga dapat mempermudah proses monitoring serta penyusunan laporan dibandingkan pencatatan yang dilakukan secara terpisah.
Penerapan sistem tersebut menjadi salah satu bagian dari transformasi digital dalam pengelolaan fasilitas, terutama pada lingkungan yang memiliki aktivitas kunjungan cukup tinggi.
"Visitor Management System merupakan bagian dari solusi digital bagi perusahaan dan pengelola fasilitas. Pemanfaatannya dapat membantu menciptakan proses penerimaan tamu yang lebih praktis, tertib, dan terintegrasi sekaligus mendukung pengelolaan akses di lingkungan kerja," tuturnya.
Menurut Chipta, transformasi digital tidak selalu harus dimulai dari proses yang kompleks. Pengalaman tamu sejak pertama kali memasuki sebuah gedung juga dapat menjadi bagian dari penerapan teknologi di lingkungan kerja.
"Menurut dia, transformasi digital tidak selalu dimulai dari proses yang kompleks—bahkan pengalaman pertama seorang tamu ketika memasuki gedung dapat menjadi bagian dari perjalanan menuju lingkungan kerja yang lebih modern dan profesional."
"Kami berkomitmen dalam mendorong transformasi digital dan energi hijau keberlanjutan yang berkualitas," ucapnya.
Dengan sistem penerimaan tamu berbasis digital, informasi kunjungan dapat dikelola secara lebih terstruktur. Namun, penerapannya tetap perlu disesuaikan dengan kebutuhan, prosedur keamanan, serta tata kelola data masing-masing pengelola fasilitas.
Editor : Wahab Firmansyah
Artikel Terkait
